Politique de ponctualité et garantie de RDV

Raison d’être de cette politique

Cela fait plus d’une trentaine d’années que je travaille dans le domaine. Selon mon expérience, il est normal d’avoir une perte d’argent causée par des gens qui ne se présentent pas à leur RDV, et ce, sans donner signe de vie de quelque manière que ce soit.

Habituellement, le montant perdu à cause des absents tourne autour de 500-600 $ par année.

Cependant, en mai 2021, j’ai remarqué une hausse impressionnante d’absences. J’ai décompté le nombre d’absents du 1er juin 2021 au 31 octobre 2021 et j’ai calculé mes pertes monétaires.

En 5 mois seulement, j’ai perdu 4 750 $ à cause des absents. Cela signifie une moyenne de 950 $ par mois. Si j’échelonne ce montant sur une base annuelle, cela représente 11 400 $ par an. Ce n’est pas juste énorme. C’est faramineux.

Je n’avais jamais vu autant d’absents en aussi peu de temps de toute ma carrière. Avec 4 750 $ perdus en 5 mois, je suis loin, très, très loin (vraiment trop loin) du 600 $ annuel “normal”.

En août 2021, je me suis retrouvée devant une décision à prendre : fermer la clinique ou imposer une politique sévère de paiement.

Pour continuer mes activités, j’ai mis en place les mesures suivantes. Celles-ci ont été mises en vigueur à partir du 1er novembre 2021.

Ponctualité : Soyez là 10 minutes avant l’heure de votre RDV

Vous devez arriver 10 minutes avant l’heure de votre RDV. Ces 10 minutes servent à ouvrir votre dossier ou à en faire le suivi.

Si vous arrivez à l’heure pile de votre RDV, le temps utilisé pour ouvrir et effectuer le suivi de dossier écourte le temps de votre traitement, car celui-ci se terminera à l’heure prévu.

Retard et absence

Aucun retard ni absence n’est toléré. Si vous n’êtes pas là à l’heure pile de votre RDV, vous perdez votre RDV ainsi que l’argent que vous avez envoyé par virement.

Le RDV est fixé moins de 24 heures avant et paiement

Vous faites un virement Interac immédiatement après avoir fixé le RDV et je l’encaisse sur-le-champ.

Le RDV est fixé de 1 à 7 jours avant le RDV et paiement

Vous faites un virement Interac immédiatement après avoir fixé le RDV et je l’encaisse 24 heures avant le RDV.

Le RDV est fixé 8 jours et plus avant le RDV et paiement

Le système de fixation des RDV envoie automatiquement 3 rappels. Surveillez vos courriels pour savoir quand envoyer votre paiement. Respectez les délais. Sinon, j’annule votre RDV sans autre préavis.

7 jours avant le RDV : 1er rappel. Vous avez 4 jours pour envoyer votre paiement.

3 jours avant le RDV : 2e rappel. Vous avez 1 heure de grâce pour effectuer votre virement. Après ce délai, le RDV est annulé.

36 heures avant le RDV : 3e rappel. Dernière chance d’annuler votre RDV. Vous avez 12 heures de grâce pour annuler votre RDV sans perdre le montant de votre virement. Après ce délai, je prends pour acquis que vous serez présent.

Courriel de confirmation et courriels de rappel

La réception du courriel de confirmation prouve que votre RDV est bel et bien fixé. Pas de courriel de confirmation = pas de RDV.

Il est de votre devoir de vous assurer que vous recevez le courriel de confirmation et les 3 courriels de rappel.

Si vous ne les recevez pas, regardez d’abord vos courriels indésirables. S’ils ne sont pas là, dites-le-moi immédiatement pour que je puisse remédier à la situation dès que possible.

Concernant les délais à respecter pour faire vos virements, l’excuse « je n’ai pas les courriels de rappel » est inacceptable (surtout combiné au fait que vous ne l’avez pas dit). C’est votre responsabilité de voir à vos affaires en vous mettant un rappel dans votre agenda ou votre calendrier pour faire vos virements à temps.

Exactitude du RDV

Il est de votre responsabilité d’inscrire votre RDV dans votre agenda ou votre calendrier et de l’inscrire correctement. Si vous vous trompez et que vous vous présentez au mauvais moment, vous perdez la totalité de votre virement.

Il est également de votre responsabilité de vérifier l’exactitude de la date et de l’heure de votre RDV inscrit dans votre courriel de confirmation et dans vos courriels de rappels. S’il y a une faute, il faut me la signaler sur-le-champ pour que je puisse corriger la faute dans les plus brefs délais.

S’il y a une faute dans la fixation de votre RDV, que vous ne la signalez pas pour que je corrige la situation, et que vous vous présentez à un mauvais moment, vous perdez la totalité de votre virement.

Comment faire votre virement Interac

Toutes les informations sont sur la page Web suivante : Monde de paiement : Virement Interac

Montant à payer dans le virement Interac et pourboire

Vous devez payer la totalité de votre service au moment du virement. Les taxes sont incluses dans les prix. Si vous désirez me donner un pourboire, soit vous l’incluez dans votre virement Interac, soit vous me le donnez directement en argent.

NE PAS M’ENVOYER DE MESSAGE NI DE COURRIEL POUR ME DEMANDER SI j’A REÇU VOTRE PAIEMENT!!! JE MANQUE DE TEMPS POUR RÉPONDRE À CE GENRE DE QUESTION.

Quand est-ce que j’encaisse votre virement Interac

Je l’encaisse 24 heures avant votre RDV.

Annulation et report de RDV

Vous pouvez annuler ou reporter votre RDV en tout temps jusqu’à 24 heures avant votre RDV, et ce, même si vous avez effectué votre virement.

Virement déjà fait : Qu’est-ce qui arrive avec le virement s’il y a annulation dans le délais accepté

Je supprime simplement votre virement. De votre côté, vous devez annuler le virement via la plateforme de votre institution bancaire. Ainsi, je ne reçois pas de rappel pour encaisser votre virement. Par ricochet, cela évite des erreurs de ma part.

Virement déjà fait : Qu’est-ce qui arrive avec le virement si l’annulation se fait après le délai accepté 

J’encaisse votre virement Interac 24 heures avant votre RDV. Par conséquent, vous perdez votre argent si vous annulez moins de 24 heures avant le RDV.

Reporter un RDV 

Vous pouvez reporter un RDV une seule fois. Les mêmes délais que les annulations s’appliquent aux reports. En d’autres termes, si vous reportez moins de 24 heures avant votre RDV, vous perdez l’argent du RDV reporté et vous payez la totalité du prochain RDV.

Intempéries et états des routes

Je fais remarquer que mon conjoint travaille pour la station de radio CILE FM. Une partie de son travail consiste à annoncer la météo et l’état des routes à maintes reprises pendant son émission quotidienne. Aussi, plusieurs de mes clients déneigent et/ou entretiennent la route 138. Cela signifie que je suis parfaitement au courant de l’état des routes en tout temps.

Été, printemps et automne (conditions estivales)

Prévoyez le temps nécessaire en fonction de la température et des travaux. Aucune annulation de dernière minute ni retard n’est accepté. Les règles ci-dessus s’appliquent en tout temps.

L’excuse « il y avait des travaux » n’est pas acceptée.

Hiver, printemps et automne (conditions hivernales)

En cas de tempête hivernale, de vents violents et de toute autre situation exceptionnelle que l’hiver occasionne, j’accepte les annulations de dernière minute sans pénalité pour des raisons de sécurité.

Je vous propose alors de déplacer votre RDV à un moment qui convient mieux. Afin d’accommoder tout le monde, il se peut que le RDV soit déplacé en dehors de l’horaire habituel.

Prenez note que je m’assure de la véracité de la situation auprès de la radio, de Transport Québec et des déneigeurs.

Covid-19, grippe, rhume et gastro

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Autres imprévus

Les véritables “autres imprévus” sont rares et ont nécessairement un caractère totalement imprévu et hors de contrôle. Les excuses suivantes ne sont pas de véritables “autres imprévus” :

  • “La gardienne m’a laissé tomber à la dernière minute” : Vous avez pris un risque en prenant cette personne. C’était votre choix. Vous pouviez trouver une personne plus fiable ou fixer votre RDV à un moment plus approprié pour vous et vos enfants. Ce genre de situation relève de l’organisation familiale;
  • “J’ai un employé qui n’est pas entré. J’ai dû le remplacer” : Ça, c’est de la gestion de personnel. Un employé absent, ça fait partie du risque de votre métier. À vous d’y voir correctement.
  • “J’avais un RDV avant de venir ici. Cela a été plus long que prévu” : Ça, c’est de l’organisation personnelle. Assurez-vous de prévoir assez de temps entre vos RDV.

Je pourrais ajouter encore plusieurs autres exemples comme ceux-ci.

Qu’est-ce qu’un véritable imprévu hors de contrôle? C’est un événement du genre : Accident de la route ou maladie soudaine qui nécessite l’intervention médicale d’urgence comme une crise cardiaque.